E-Mail-Signatur: Pflichtangaben für Unternehmen

Geschäftliche E-Mails gelten als Geschäftsbriefe. Deshalb gehören bestimmte Firmendaten in jede Signatur.

Im Firmenbuch eingetragen (§ 14 UGB)

Für e.U., OG, KG, GmbH und andere eingetragene Unternehmen gehören in jede geschäftliche E-Mail:

Firma laut Firmenbuch
Rechtsform
Sitz
Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht

Bei Gesellschaften können weitere Angaben dazukommen, etwa zu persönlich haftenden Gesellschaftern. Die WKO stellt Muster für jede Rechtsform bereit.

Nicht im Firmenbuch eingetragen (§ 63 GewO)

Gewerbetreibende ohne Firmenbucheintrag geben in Geschäftsbriefen und E-Mails ihren Namen und den Standort an.

Was zusätzlich sinnvoll ist

Telefonnummer und Website
UID-Nummer, wenn du eine hast
ein kurzer Name der Ansprechperson

Für Newsletter gelten zusätzlich das Mediengesetz und das Telekommunikationsgesetz. Werbe-E-Mails brauchen in Österreich grundsätzlich die vorherige Zustimmung des Empfängers, auch gegenüber Unternehmen.

Pflichtblatt erzeugt deine Signatur aus den Impressumsdaten. Du kopierst sie und fügst sie in dein E-Mail-Programm ein.

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Stand: Oktober 2026. Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte erhältst du bei deiner Wirtschaftskammer oder einer Rechtsanwältin bzw. einem Rechtsanwalt.